Introduction
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez probablement pris l'habitude de griffonner des rappels au dos d'enveloppes (pour les jeter accidentellement ensuite), de mettre des liens en favoris (mais oublier que vous l'avez fait), et de créer d'immenses listes de courses (que vous laissez sur le comptoir de la cuisine en partant). Les frustrations qui accompagnent ces défaillances de mémoire et d'organisation sont ce que Notion, un outil de prise de notes et de gestion de projet né à San Francisco, vise à résoudre.
Lorsque Notion a fait son apparition en 2016, son utilisation principale, la prise de notes structurée — pensez aux étudiants qui résument leurs cours et leçons — ne représentait qu'une fraction des capacités complètes du logiciel. Au cours des deux années suivantes, le bouche-à-oreille et un écosystème de modèles partageables créés par les utilisateurs, conçus spécifiquement pour gérer tout, des activités secondaires aux espèces de plantes trouvées dans le jardin, ont propulsé la base d'utilisateurs de Notion à plus d'un million. Aujourd'hui, Notion est devenu un espace de travail de référence pour les entreprises et les équipes individuelles. Les cas d'utilisation vont du basique, comme les wikis internes et la gestion de projet, au plus créatif, comme les centres de communication pour unir les équipes dispersées et les bases de données documentaires.
Avec des outils si diversifiés et flexibles, tant de nouveaux utilisateurs et des possibilités illimitées de création, Notion a identifié une lacune dans l'expérience globale qu'il offrait. Alors que la liberté de personnaliser l'espace enthousiasmait certains utilisateurs, elle était intimidante pour d'autres. L'entreprise devait développer du contenu éducatif pour présenter les capacités de l'outil et comment les utiliser. Si elle voulait continuer à développer sa clientèle — et sa valorisation — elle devait également créer du contenu marketing. Notion avait besoin d'une solution de contenu pour héberger tout cela, idéalement quelque chose qui correspondrait à la polyvalence de la plateforme et permettrait un certain niveau de réutilisation du contenu à travers différentes initiatives.
Une solution de contenu évolutive pour soutenir les efforts marketing en pleine croissance
Au début, Notion investissait peu de temps et de ressources dans les efforts marketing et la génération de demande. L'entreprise n'en avait tout simplement pas besoin. Néanmoins, elle avait une vision à long terme. Son équipe restreinte de 13 personnes comprenait que la concurrence croissante sur le marché et les utilisateurs avides d'informations ne permettraient pas de maintenir un contenu aussi limité. Pour se développer durablement, l'entreprise devait étendre son empreinte numérique.
« Si nous voulions devenir une plus grande entreprise SaaS, nous savions que nous devrions adopter des pratiques traditionnelles de marketing de performance — c'est là que le contenu entre en jeu. Nous considérons le contenu comme un moyen d'accéder à un énorme segment du marché que nous n'avons pas encore touché », explique Cory Etzkorn, le designer et ingénieur responsable de l'introduction de Contentful chez Notion.
Lorsqu'il a rejoint Notion en 2019, le contenu de l'entreprise était minime. Le peu qui existait prenait la forme de pages de tarification et de billets de blog non structurés et étendus (qui ont maintenant un aspect très différent). Notion souhaitait une solution capable de prendre en charge la diversité de contenus auxquels les grandes entreprises SaaS étaient habituées, comme les pages d'atterrissage, les FAQ, les centres d'aide, les centres d'apprentissage, les études de cas et les démos. Après tout, Notion était en bonne voie pour devenir un leader, atteignant une valorisation de 2 milliards de dollars début 2020.
Fort de son expérience dans la création de sites sur des CMS monolithiques, Etzkorn savait que l'adoption de ce type de technologie ne serait pas un investissement ponctuel ni la solution adaptée pour Notion. Les suites logicielles exigent des investissements considérables en temps et en argent que l'entreprise en pleine croissance n'aurait pas la capacité de maintenir. Elles limitent également le contenu, quel que soit le type, à un petit nombre d'options rigides. Après avoir déterminé ce que l'entreprise ne voulait pas, les ingénieurs de Notion ont réfléchi aux fonctionnalités qui seraient utiles dans une solution de contenu. Celles-ci comprenaient la gouvernance, le support pour la modélisation de contenu et des intégrations faciles. Les solutions de contenu capables de s'associer à React et typescript gagneraient des points supplémentaires (et l'adhésion des ingénieurs).
Avec de la pratique et une API Preview, tout le monde peut créer dans Contentful
Avec des éloges à l'échelle de l'industrie, un encouragement d'Etzkorn et un petit investissement dans un abonnement Teams, Notion a décidé de tester Contentful. Ses ingénieurs ont décidé que le prototypage des témoignages clients serait un bon point de départ. Bien que le développement du modèle de contenu initial n'ait pris que quelques jours, les ingénieurs de Notion ont été affectés à d'autres projets à la fin de la construction, ce qui a mis en pause l'expérimentation du nouvel outil.
Quelques mois plus tard, Etzkorn et les autres ingénieurs sont revenus dans leur espace Contentful. Cependant, ils l'ont trouvé dans un état légèrement différent de celui dans lequel ils l'avaient laissé. Des centaines de témoignages clients avaient été créés et publiés dans le hub. Il semblait que les équipes marketing et de réussite client de Notion aimaient travailler dans Contentful. De plus, elles avaient appris à utiliser la plateforme avec très peu d'accompagnement ou de support, une agréable surprise tant pour les développeurs que pour les créatifs.
Contentful's Preview API a joué un rôle important dans ce processus. Elle a aidé les rédacteurs et éditeurs de contenu à visualiser comment le contenu structuré qu'ils saisissaient en back-end apparaîtrait aux utilisateurs visitant le site de Notion. « Lorsque le contenu et le code sont découplés, un aperçu instantané de ce que les créateurs produisent et ajustent peut vraiment faire comprendre les choses », a expliqué Etzkorn à propos de l'API.
Avec Contentful soutenant une productivité accrue à travers diverses équipes internes, Notion a mis à niveau son forfait et augmenté l'utilisation de la plateforme pour inclure le développement et le lancement de pages d'atterrissage, d'articles de blog et d'autres contenus éducatifs. L'entreprise a même décidé d'utiliser Contentful pour sa base de connaissances. « Nous y avons migré toutes nos FAQ. L'équipe du support client vient régulièrement mettre à jour les informations, donc je pense que les gens voient beaucoup de valeur dans le produit. Ils n'ont pas besoin de contacter un ingénieur et de faire des allers-retours pour les modifications », a déclaré Etzkorn, qui recevait des demandes hebdomadaires de mise à jour de FAQ avant d'ajouter Contentful à la pile technologique de Notion.
Aujourd'hui, plus de 50 membres de l'équipe Notion créent, modifient et publient du contenu depuis l'interface de Contentful. Et bien qu'avoir autant de personnes travaillant en parallèle puisse améliorer la productivité, cela peut aussi présenter des inconvénients. Des questions de gouvernance et des lacunes dans le contenu peuvent survenir. Pour prévenir ces problèmes, les ingénieurs de Notion ont soigneusement organisé la configuration des rôles utilisateurs dans Contentful. De cette façon, les créateurs de contenu responsables du contenu éducatif ne peuvent pas modifier les projets créés par le marketing, et vice versa. Les champs de validation offrent une couche supplémentaire de sécurité et de cohérence dans le contenu que Notion produit. Ils servent de guides, rappelant aux créateurs de contenu quels fichiers médias et quelles tailles sont utilisés dans des modèles de contenu spécifiques et quels symboles sont autorisés dans quels éditeurs de texte.
Des capacités qui vont au-delà des bases
Malgré leurs objectifs différents, Notion et Contentful partagent des similitudes. Les deux sont des référentiels de contenu. Les deux sont extrêmement flexibles. Les deux ont des architectures modulaires. Et, comme conséquence des deux derniers points, les deux nécessitent des conseils pour bien démarrer. Pour Etzkorn et d'autres ingénieurs, se familiariser avec Contentful était aussi simple que de parcourir la vaste documentation de la plateforme, de poser une question dans la Discord Community, ou de visiter le Developer Portal bien approvisionné.
Avec l'aide de Contentful, Notion s'est employé à créer des ressources similaires pour « former » les utilisateurs aux subtilités de l'outil. Ils espéraient que ces informations supplémentaires élimineraient le syndrome de la page blanche et libéreraient la créativité. Notion a créé du contenu inspirant et exploitable sous forme de démos, de galeries de modèles, de tutoriels et de guides, qui rappellent subtilement aux consommateurs qu'un espace de travail tout-en-un peut apporter de l'équilibre à la vie quotidienne.
Pour soutenir les apprenants visuels et vraiment montrer les possibilités illimitées de l'interface minimaliste et facile à utiliser de Notion, de nombreux contenus de l'entreprise intègrent des médias riches, même ceux qui sont traditionnellement basés sur du texte, comme les blogs et les FAQ. Ce n'est qu'en développant leur contenu éducatif dans Contentful qu'Etzkorn et son équipe ont réalisé que la plateforme pouvait servir de gestionnaire d'actifs en plus d'être un gestionnaire de contenu. L'équipe d'ingénierie de Notion a été ravie de cette découverte. En tant que plateforme native du cloud, il n'y avait aucune limite au nombre de vidéos et d'images que Notion pouvait indexer et stocker aux côtés de son contenu.
Ce qui a surpris Notion plus que de pouvoir utiliser Contentful comme gestionnaire d'actifs, c'est l'impact direct que la plateforme a eu sur ses projets d'entrée sur de nouveaux marchés. En adoptant Contentful, Notion espérait que la plateforme soutiendrait la création et l'organisation de contenu pour éduquer les clients et générer de nouveaux prospects. Si cet objectif a été atteint, les API de la plateforme de contenu sont allées encore plus loin. En implémentant la localisation avec des API de traduction, Notion a modifié son produit et son nouveau contenu de support avec tant de succès qu'elle a lancé une version coréenne et japonaise de Notion en 2021, se différenciant davantage de ses concurrents. Bien que Notion n'ait pas fourni de détails, l'entreprise a confirmé son intention de localiser son contenu pour encore plus de marchés à l'avenir.
