Espaces et organisations

Chez Contentful, nous voulons permettre à nos clients de gérer leurs utilisateurs d’une manière qui reflète réellement leurs besoins concrets. Pour les grandes entreprises, la granularité est une exigence importante. C’est pourquoi Contentful introduit la distinction entre les espaces et les organisations. Avec les rôles et autorisations, ils fournissent les bons outils pour une gestion efficace des utilisateurs.

Que sont les espaces et les organisations ?

Un espace est un espace de travail qui contient tout le contenu et les médias d’un projet. Il a son propre modèle de contenu.

D’un point de vue simple, les espaces hébergent des types de contenu, des entrées et des ressources média. En pratique, il est plus utile de considérer un espace comme ayant une finalité précise. Ce n’est pas seulement une collection de contenu, c’est une collection de contenu avec un objectif précis. Un espace peut contenir du contenu pour une nouvelle campagne marketing, pour une page d’accueil, pour un système PIM, ou pour tout autre usage.

Comme chaque espace a un objectif différent, chacun peut être configuré individuellement. Voici quelques paramètres courants :

• Webhooks

• Clés API

• Paramètres de langue-région

• Aperçu du contenu

• Rôles d’espace

Par exemple : vous ne souhaitez peut-être pas que paramètres langue-région de votre page d’accueil soient les mêmes que dans votre système PIM, ou vous souhaitez peut-être attribuer à des utilisateurs spécifiques le droit de créer des entrées d’un type de contenu spécifique.

Les organisations se situent au-dessus des espaces et les contiennent. De plus, les espaces se créent et se suppriment au niveau de l’organisation. Il est fréquent qu’une organisation dispose d’espaces pour le développement (ou pour tester des idées) et d’autres pour la production, où travaillent habituellement les éditeurs.

De manière générale, les organisations sont destinées à l’administration. Cela implique bien sûr de gérer les espaces, mais aussi de s’occuper des aspects financiers. Notamment :

• Vous pouvez modifier votre formule Contentful en cours (par exemple, passer de moyen à grand).

• Vous pouvez définir vos informations de facturation.

Bien que les organisations et les espaces diffèrent à certains égards clairs et importants, ils partagent également deux choses importantes :

• Des utilisateurs leur sont rattachés.

• Tous les utilisateurs qui leur sont rattachés ont des rôles.

Cela signifie qu’il existe deux sortes de rôles et deux sortes d’adhésion : l’une pour les espaces et l’autre pour les organisations.

Dans le cas de l’adhésion, l’adhésion à l’organisation est requise pour l’adhésion à l’espace. Pourquoi ? Rappelez-vous que les organisations sont destinées à l’administration et que les espaces sont destinés à travailler sur un projet précis. La réponse est donc la suivante : vous devez faire partie de l’entité administrative avant de vous mettre au travail.

Appartenance à un espace

La section précédente a fait la distinction entre différents types de rôles et d’adhésion : l’un au niveau de l’espace et l’autre pour les organisations. Passons maintenant aux détails concrets concernant les rôles d’espace. Il n’est pas possible de lister ici tous les rôles d’espace, car les formules Premium permettent de les personnaliser. Dans l’ensemble, nous pouvons les classer en deux groupes : l’administrateur d’espace et tout le reste. Les administrateurs d’espace ont la possibilité de faire trois choses :

• Modifier les rôles d’espace des utilisateurs.

• Modifier les rôles disponibles dans l’espace.

• Supprimer tout espace qu’ils administrent.

Pour effectuer l’une de ces trois actions, un utilisateur doit être administrateur d’espace. Le tableau suivant le montre clairement :

Appartenance à une organisation

L’adhésion à l’organisation est requise pour l’adhésion à l’espace. Pour appartenir à un espace, vous devez appartenir à l’organisation contenant cet espace. Il existe quatre rôles d’organisation fixes : propriétaire, administrateur, développeur et membre. Contrairement aux rôles d’espace, les rôles d’organisation ne peuvent pas être personnalisés.

Tant qu’il y a au moins un propriétaire d’organisation, vous pouvez répartir les rôles comme bon vous semble. Supposons, par exemple, que vous ayez 10 utilisateurs dans votre organisation. Vous pouvez avoir 1 propriétaire et 9 membres ; 2 propriétaires, 3 administrateurs, 1 développeur et 4 membres ; ou même 10 propriétaires.

Les actions possibles pour chacun de ces rôles d’organisation sont résumées dans le tableau ci-dessous :

Alors que les espaces n’ont qu’un seul niveau d’administration (administrateur d’espace), les organisations ont deux niveaux : administrateur d’organisation et propriétaire d’organisation. Les administrateurs d’organisation peuvent s’occuper de toutes les questions quotidiennes, y compris les adhésions et les rôles pour les espaces et les organisations. Les propriétaires d’organisation peuvent faire tout ce que les administrateurs d’organisation peuvent faire, mais les propriétaires ont également la possibilité de s’occuper des tâches inhabituelles mais nécessaires, telles que la modification des informations de facturation, la modification des abonnements et la nomination de propriétaires supplémentaires.

Les développeurs d’organisation n’ont pas de droits administratifs, mais peuvent toujours gérer les paramètres utilisés lors du développement de solutions techniques avec Contentful. Ce rôle est généralement attribué aux programmeurs de votre équipe.

Qu’en est-il alors des membres de l’organisation ? Ils n’ont aucun pouvoir administratif. Tout ce qu’un membre de l’organisation peut faire, c’est interagir avec le contenu. Les droits d’un membre d’organisation sont donc en réalité déterminés par son rôle d’espace.

En tenant compte des deux types de rôles

Le point essentiel à retenir est que chaque utilisateur a deux rôles ! Il existe des rôles d’espace et, séparément, des rôles d’organisation. Les rôles d’espace, encore une fois, dictent la manière dont un utilisateur peut interagir avec le contenu dans un espace donné et les rôles d’organisation définissent les droits d’un utilisateur au niveau organisationnel supérieur.

On pourrait s’attendre à ce que les rôles d’espace et d’organisation soient corrélés : si un utilisateur a plus de privilèges dans un espace (par exemple, est un administrateur d’espace), alors cet utilisateur aura plus de privilèges dans une organisation (par exemple, est un propriétaire d’organisation) — ou vice versa. Même si cela peut être le cas, il existe souvent de bonnes raisons de séparer les rôles.

Prenons, par exemple, un cas dans lequel une personne est responsable des questions de facturation, mais n’interagira pas avec le contenu. Dans ce cas, il serait logique qu’ils soient propriétaire de l’organisation (afin de modifier les informations de facturation), mais qu’ils aient un rôle d’espace avec peu de privilèges — s’ils doivent même appartenir à un espace.

Prenons également le cas d’un utilisateur qui est totalement responsable d’un site Web de marketing, mais qui ne devrait pas avoir accès aux informations d’abonnement. Cet utilisateur devrait être administrateur d’espace pour l’espace du site marketing, et uniquement membre au niveau de l’organisation.

Parfois, la combinaison des rôles d’espace et d’organisation peut être déroutante. Supposons, par exemple, que vous soyez membre d’une organisation, mais administrateur d’un espace, comme dans le cas ci-dessus. En tant que membre de l’organisation, vous n’avez pas le droit d’inviter des utilisateurs dans l’organisation. En tant qu’administrateur d’espace, vous avez le droit d’inviter des utilisateurs dans l’espace. Avec ces rôles, vous ne pouvez inviter quelqu’un dans votre espace que s’il appartient déjà à l’organisation ; s’il n’appartient pas à l’organisation, vous ne pouvez pas l’inviter dans votre espace.

Éléments à retenir

Contentful est structuré autour d’espaces et d’organisations. Les espaces sont les endroits où vous interagissez avec votre contenu pour atteindre des objectifs précis ; les organisations sont les endroits où vous administrez vos espaces. Chaque utilisateur a deux types de rôles différents : l’un pour les espaces et l’autre pour les organisations. Ces différents types de rôles ont des objectifs différents et il faut veiller à prendre en compte les deux.